Fournitures de bureau

Sans être un des postes de coût les plus importants pour un établissement, les fournitures de bureau peuvent représenter un gisement d'économies non négligeable, pour peu qu'on analyse et qu'on optimise leur consommation.

Une des façons les plus sûres de faire des économies sur le poste " fournitures de bureau " consiste à le considérer de manière globale, à l'année, et non pas au coup par coup, au gré des besoins. Une fois définie cette enveloppe globale, on peut mettre en concurrence plusieurs fournisseurs sur des montants significatifs, au moyen d'appels d'offre à l'année.

Différents types d'acteurs, venus d'horizons différents, cohabitent sur le marché des articles de bureau. Pour vous approvisionner, vous avez le choix entre différentes possibilités : la petite papeterie de proximité, la grande surface régionale et les sociétés spécialisées.

Chaque type d'acteur affirme sa différence et revendique son avantage spécifique, sur différents critères comme :
- Le prix
- La diversité du choix (nombre de références)
- La rapidité (livraison sous 24h, 48h, ou plusieurs jours)
- La simplicité (se déplacer ou se faire livrer)
- Le mode de commande (téléphone, fax, courrier, minitel, Internet)
Le choix se pose généralement en termes de coût, de service et de rapidité. Les positionnements affichés par les différents acteurs sont plus ou moins compatibles avec une démarche structurée de mise en concurrence par appels d'offres à l'année. Il est vraisemblable que la grande surface ne sera pas sensible à cette approche. En revanche, le papetier et les sociétés spécialisées vont pouvoir répondre spécifiquement aux besoins énoncés.
Pour réaliser un appel d'offres fructueux, il faut affiner votre potentiel et le compléter des besoins qualitatifs propres à votre entreprise. Comment calculer votre potentiel annuel ?
L'analyse des factures passées est la meilleure façon d'identifier votre potentiel annuel en fournitures de bureau.
Il est également important de délimiter les frontières de l'appel d'offres : les fournitures de bureau peuvent couvrir la papeterie, les consommables bureautiques, le papier, voire le petit mobilier (tableau, corbeille), etc...
Si l'appel d'offres couvre l'ensemble des besoins, il est important de différencier dans la consultation les différentes catégories de fournitures. Les besoins et spécificités de chaque établissement vont permettre aux différents fournisseurs d'apporter les solutions les plus adéquates. Ainsi, l'existence d'un économat, ou au contraire la volonté de ne pas avoir de stock, appellent de la part du fournisseur des réponses différentes en termes d'organisation. Commandes envoyées par une seule ou par plusieurs personnes, colis livrés en un même point ou à répartir entre différents bureaux... autant d'informations qui permettront au fournisseur de mieux cibler sa réponse.
Votre fournisseur devra pouvoir s'adapter à vos besoins qualitatifs (mode de livraison, rapidité, gestion des commandes.
Gestion des commandes : tous les fournisseurs peuvent recevoir des commandes par fax et téléphone. Certains avaient plus ou moins bien pris le virage de la commande par Minitel. Aujourd'hui, ils sont de plus en plus nombreux à mettre tout ou partie de leur catalogue en ligne sur Internet.
Il n'y a malheureusement pas de tarifs standards sur les fournitures de bureau. Chaque catalogue comporte plusieurs milliers de références, les produits ne sont pas toujours strictement comparables, et les services associés peuvent faire évoluer le référentiel de prix. Soyez très attentif dans vos comparaisons. Deux produits ayant apparemment la même utilité peuvent être très différents en terme de prix : produit générique ou produit de marque, plus ou moins grande longévité, conditionnement à l'unité ou par lot de 100…

Certains prestataires ont des catalogues sans prix indiquant uniquement des références produit. Ils vous fourniront sur demande une liste de tarifs standard ou déjà adaptée à votre potentiel.

Retourner au sommaire des conseils >>